毕业生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为做好毕业生档案材料的收集,归档和管理工作,实现毕业生档案管理工作的规范化、制度化,更好地为毕业生工作服务,充分发挥毕业生档案在学生教育与管理工作中的作用，制订本办法。

一、毕业生档案管理的职责

1、制定和完善毕业生档案管理办法；

2、负责在规定的时间内收集和整理高三毕业生的档案（每年5月30日前）；

3、负责所有已发放的档案进行领取手续的审核，并办好档案领取的登记手续；

4、做好档案室的防火防潮防盗等安全保卫工作；

5、对失去保存价值的毕业生档案，应征求课程处领导的同意。造册报经校领导批准，予以销毁，未经鉴定和同意不得销毁任何档案。  

二、毕业生档案归档范围

凡是毕业生在我校所填写的相关表格，在校期间的表现情况以及与毕业生相关的各种材料，均应归档。

其归档内容包括：毕业生成长手册、毕业生学业成绩表、学年评语表、社会实践活动表、毕业生体检表、受处分学生的处分材料（已提出书面申请取消处分并获得批准者的材料不放入档案）、入党(团)材料等。

三、毕业生档案管理办法

一）在校毕业生档案管理办法

1、每年秋季在新生入校一个月后为新生建立个人档案。

2、学生在校期间，档案以班级为单位进行管理。

二）中途离校毕业生档案管理办法

对于中途由于某种原因不能继续在学校学习完成学业的毕业生，由各年级填写档案领取表，将其档案转回户口所在地。

三）应届毕业生档案管理办法

1、毕业生接到高校入学通知后按时到学校办理毕业证及提档手续。

2、毕业生提取本人档案后，将档案转交入取高校，高校经查验无误后填好回执相关内容，并加盖单位印章，回执交回到学校课程处。

四、毕业生档案管理工作要求

1、档案内容要完整，不得短缺、遗漏。

2、要依据档案内容，如实在档案材料明细相应栏目前的方框内划“√”。

3、为便于查找，要用铅笔在档案袋封面左下角写上班级、姓名。

4、要爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。

5、查阅、借阅档案时，需履行借阅手续，经教务处领导审批后方可查阅。

6、我校工作人员，因工作需要需查阅毕业生档案，在借阅时也需严格履行借阅手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

7、外单位人员因需要查阅、借调毕业生档案时，必须持单位介绍信。

8、档案室工作人员必须严格遵守保密制度，不得随意将查阅档案内容泄露他人。

9、未经校教务处的同意，不得向无工作关系的个人借阅档案。

五、本制度由教务处负责解释，自发布之日起执行